Khi mua bán và vận chuyển hàng hóa quốc tế, trường hợp mà bạn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc nhập hàng, bạn thường thuê forwarder để thực hiện quy trình làm hàng nhập khẩu.

Bước 1: Tư vấn, tiếp nhận thông tin và chứng từ từ khách hàng

Các bộ phận sales sẽ chào giá hoặc tư vấn quy trình nhập khẩu và Logistics nhập khẩu phù hợp theo các thông tin mà khách hàng cung cấp.

Đồng thời, bạn kiểm tra kỹ về chính sách thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hoá trước khi tiến hàng giao nhận hàng.

Sau khi chốt đơn và khách hàng, tùy vào lô hàng nhân viên kinh doanh (Sales) hay lô hàng Nominated (do Đại lý chỉ định để bạn thực hiện dịch vụ) chuyển file hoặc in chứng từ chuyển cho nhân viên khai thác (OPS) để kiểm tra thông tin.

Bước 2: Đặt booking và lấy container rỗng

Ở vị trí người xuất khẩu, trước khi tiến hành lấy booking (xuất CIF&CNF), bạn và khách hàng cần sự thỏa thuận về giá bán hàng hóa và chi phí vận chuyển, xác định rõ thời gian giao hàng dự kiến để tìm ETD (dự kiến ngày tàu chạy) phù hợp, thời gian vận chuyển là bao lâu, có quá cảnh không nhằm giao hàng theo đúng ngày đã đàm phán với khách hàng, hạn chế rủi ro tàu hoặc máy bay bị delay, trễ kế hoạch kinh doanh của khách. Nếu bạn xuất FOB thì người mua sẽ tự đặt tàu, bạn chỉ cần đảm bảo ra hàng kịp với lịch tàu chạy. Bạn cũng có thể hỗ trợ người mua đặt booking với chi phí và lịch tàu phù hợp.

Thông thường nếu trong 1 tháng bạn không xuất khẩu số lượng lớn thì có thể đặt booking thông qua forwarder, trên thị trường hiện nay người lấy booking có thể được trích hoa hồng (commission) từ forwarder,  còn nếu đặt trực tiếp hãng tàu có thể bạn sẽ không được giá tốt, việc chỉnh sửa vận đơn cũng khó khăn hơn, tỉ giá thanh toán cao hơn,…

Nếu bạn chưa có kinh nghiệm lấy booking, hãy liên hệ Cuocvanchuyen chúng tôi để được giá tốt nhất và handle lô hàng xuất của bạn từ A-Z.

Quy trình lấy container rỗng tại cảng: Bạn cần mang booking confirmation, duyệt lệnh kéo cont rỗng để kéo cont tại các depot theo yêu cầu. Còn khi xuất bằng FOB, bạn sẽ nhận được transport confirmation và đem đi đổi lấy booking, sau đó làm tương tự như với CIF.

Bước 3: Chuẩn bị hàng xuất và kiểm tra hàng xuất

Sau khi khách hàng đồng ý về hóa đơn chiếu lệ. Bạn cần lên kế hoạch để sản xuất hàng hóa nhằm đảm bảo về số lượng và chất lượng như đã cam kết trong hợp đồng.

Bước tiếp theo trong quy trình xuất khẩu hàng hóa sau khi đã có booking là lên kế hoạch lấy container để đóng hàng và kiểm tra hàng lần 2 trước khi niêm seal.

Các bạn chú ý trong bước này kiểm tra kỹ container có lủng, hư ván sàn không. Vì nó ảnh hưởng đến an toàn hàng hóa. Ngoài ra, nếu sau này consignee nhận hàng xong trả cont hư hãng tàu sẽ không nhận lại cont hoặc bắt bồi thường chi phí sửa container.

Bước 4: Lấy lệnh hãng tàu hoặc Forwarder trong quy trình làm hàng nhập

Để lấy lệnh hãng tàu, đầu tiên, bạn phải ứng tiền làm hàng. Cần liên lạc trước với hãng tàu đều thống nhất về phí lấy lệnh, phí cược cont và lô hàng của mình đã đáp ứng đủ tiêu chí lấy lệnh hay chưa.

Nếu như bên vận tải biển là FWD thì bạn cần cầm giấy giới thiệu và giấy báo hàng đến, lên lấy uỷ quyền. Khi lấy lệnh, bạn cần chú ý đến phí gia hạn.

Sau khi lấy được lệnh trên hãng tàu hoặc FWD, bạn cần kiểm tra lại số cont, số chì, hạn lệnh, Kiểm tra số tiền, mã số thuế, tên công ty, địa chỉ trên hóa đơn. (Nếu không khớp phải yêu cầu sửa trước khi kí lên hóa đơn)

Có lẽ đây là bước quan trất trong quy trình làm hàng nhập của forwarder. Thường hay xảy ra trục trặc, vướng mắc phát sinh trong bước này. Do đó bạn cần phối hợp tốt với các bộ phận khác.

5.1. Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan bao gồm

Ngoài ra cần chuẩn bị sẵn những chứng từ khác như: Hợp đồng ngoại thương, Packing List, Chứng nhận chất lượng (C/Q)… khi cần có thể xuất trình để giải thích với cán bộ hải quan.

5.2. Cầm bộ hồ sơ đến hải quan tiếp nhận để được phân công cán bộ kiểm tra hồ sơ. 5.3. Nộp bộ hồ sơ tới người được phân công kiểm tra hồ sơ.

5.4. Hải quan tiếp nhận kiểm tra chứng từ:

Nếu hồ sơ không đầy đủ chuẩn chỉnh, hải quan sẽ đồng ý cho hàng được thông quan hoặc đem về bảo quản.

Nếu hồ sơ cần bổ sung chỉnh sửa hoặc cần thêm thông tin thì người đi làm hiện trường sẽ liên hệ về văn phòng để được trợ giúp. Nếu văn phòng không có người trợ giúp thì phải trực tiếp quay về văn phòng thực hiện (rất ngại trường hợp này).

Hải quan trả lại: 1 TK hải quan điện tử đã thông quan, hoặc cho phép đưa hàng về kho bảo quản. Bạn cũng có thể lấy phản hồi từ phần mềm và in tờ khai từ máy tính của mình.

Nộp các khoản phí cần thiết: lệ phí tờ khai…

Cán bộ hải quan kiểm tra chứng từ

6.1. Sau khi làm thủ tục hải quan xong tại chi cục, cầm bộ TK đó xuống cảng đổi lệnh, hồ sơ bao gồm:

Lệnh giao hàng: 1 bản gốc + 1 bản copy

6.2. Nộp phí nâng hạ, đổi lệnh xong, kiểm tra lại số cont, chì.

6.3. Cảng trả lại những giấy tờ:

Hóa đơn nâng hạ (Lưu ý kiểm tra thông tin trên hóa đơn: Tên công ty, MST, địa chỉ…)

6.4. Ký hải quan giám sát: xuất trình TK gốc, TK copy, phơi lệnh nâng

Đưa nhà xe hoặc lái xe những chứng từ:

Thông tin xuất hóa đơn nâng hạ (có thể ghi trên tờ cược)

Liên hệ với nhà xe để lấy phơi phiếu.

Sau khi lấy cược, nhân viên hiện trường làm phiếu hoàn ứng và thanh toán với công ty.

Quy trình làm hàng nhập khẩu của Forwarder

Tùy theo cam kết của người thuê và Forwarder, công việc thực hiện sẽ có sự điều chỉnh khác nhau. Dưới đây là một số công việc thường gặp trong quy trình làm hàng nhập khẩu của Forwarder:

Bước 6: Làm thủ tục hải quan hàng xuất

Nếu bạn đóng hàng tại kho thì sau khi giao hàng xong mới làm thủ tục hải quan, đóng hàng tại cảng thì đăng ký làm thủ tục hải quan trước khi container được hạ. Đây là một bước cũng rất quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa. Bước này bao gồm các công việc sau: mở tờ khai hải quan, đăng ký tờ khai, đóng phí, lấy tờ khai, thanh lý tờ khai, vào sổ tàu, thực xuất tờ khai hải quan. Mở tờ khai hải quan: Để có thể mở được tờ khai hải quan, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau: giấy giới thiệu nhân viên giao nhận; giấy tiếp nhận hồ sơ do hải quan cấp (2 bản); tờ khai hải quan (2 bản); hợp đồng ngoại thương (bản sao); hóa đơn thương mại (invoice) và phiếu đóng hàng (packing list).

Đăng ký tờ khai:  Đăng ký viên sẽ dựa vào những thông tin trên bước mở tờ khai để nhập thông tin và trình lãnh đạo hải quan ký để lô hàng xuất đi được thông quan. Nếu lô hàng không có bất cứ một vấn đề gì thì sẽ được vào luồng xanh. Ngược lại, nếu lô hàng rơi vào diện bị kiểm tra thì có thể vào luồng vàng hoặc luồng đỏ.

Đóng phí: Bạn phải tiến hành đóng phí làm thủ tục hải quan.

Lấy tờ khai: Bộ phận hải quan sẽ ghi số container và số seal vào mặt sau của tờ khai (phần dành cho hải quan). Thanh lý tờ khai: Người làm thủ tục hải quan sẽ trình tờ khai đã được hoàn thiện để nhân viên thương vụ cảng kiểm tra container và seal đã được hạ chưa và hạ có đúng không. Xong bước này, container sẽ được nhận vào hệ thống của cảng.

Vào sổ tàu: Khi container đã được hạ thì tiếp theo sẽ được vào sổ tàu. Nhân viên giao nhận phải ký vào biên bản bàn giao và xác nhận tình trạng container. Cần chú ý container phải được hạ trước giờ cắt máng closing time.

Thực xuất tờ khai hải quan: Sau khi lô hàng đã được giao cho khách thì nhân viên giao nhận phải làm thực xuất cho lô hàng, bao gồm các giấy tờ: tờ khai hải quan (1 bản chính, 1 bản sao), commercial invoice (1 bản chính), vận đơn đường biển (bill tàu).

Công việc tiếp theo sau khi kết thúc việc thông quan cho lô hàng là bạn phải cung cấp chi tiết bill để hãng tàu/forwarder làm vận đơn. Bạn lưu ý xem trên booking qui định thời gian để kịp submit SI, VGM,… và hạn chế chỉnh sửa quá nhiều trên bill. Nếu book tàu qua forwarder, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa bill nếu có sai sót hơn là thông qua hãng tàu. Bước này phải được thực hiện trước giờ cắt máng closing time và trước bước thực xuất. Giao hàng cho tàu sẽ được kết thúc khi bạn đã nhận được vận đơn đường biển, có thể là bill gốc (3 bản) hoặc surrendered bill.

Bước cuối cùng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển chính là thanh toán tiền hàng. Trong bước này, người làm thủ tục xuất nhập khẩu phải hoàn thành bộ chứng từ thanh toán bao gồm: hóa đơn thương mại (commercrial invoice); phiếu đóng gói (packing list); vận đơn đường biển; giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) và giấy chứng nhận khử trùng. Trong trường hợp bạn thanh toán bằng L/C thì bạn phải nộp bộ chứng từ đến ngân hàng bảo lãnh thông báo.

Qua các quy trình trên, tuy có thể khiến các nhà xuất khẩu lần đầu vẫn còn hoang mang, chưa nắm rõ thực tế nhưng phần nào hiểu được các bước cơ bản phải làm trong quá trình xuất khẩu. Doanh nghiệp chỉ cần nghiên cứu kĩ thông tin về mặt hàng xuất khẩu, thủ tục cần để xuất khẩu theo qui định của nhà nước Việt Nam, người nhập khẩu và các qui định để nhập vào nước ngoài để chuẩn bị đầy đủ, chính xác. Phần còn lại có thể liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn và phục vụ nhanh chóng chuẩn xác nhất.

Vận chuyển hàng hóa quốc tế đường biển

Vận chuyển hàng hóa quốc tế đường hàng không

Vận chuyển hàng đóng ghép container, hàng kho CFS - CFS

Dịch vụ khai báo hải quan hàng hóa xuất nhập khẩu

Dịch vụ vận chuyển nội địa bằng xe tải, xe đầu kéo đến kho, xưởng khách hàng

Dịch vụ xin giấy phép nhập khẩu, công bố, hợp quy, hợp chuẩn, kiểm định, kiểm tra chất lượng

Để biết thêm thông tin chi tiết, quý doanh nghiệp có thể liên hệ chúng tôi

Chúng tôi hân hạnh được phục vụ quý doanh nghiệp và hy vọng có cơ hội hợp tác với quý doanh nghiệp trong thời gian sớm nhất